بيان بالهيكل التنظيمى الداخلى لجامعة القاهرة فرع الشيخ زايد
الأمين المساعد والمشرف العام على الفرع:
1- مكتب المشرف العام:
يمارس الإختصاصات الآتية:
1- تنفيذ المهام والإختصاصات والتأكد من حسن سير العمل
2- المساهمة بشكل فعال في تطويرالأهداف التنظيمية والخطط الإستراتيجية لضمان تحقيق الأهداف التنظيمية الشاملة للمكتب.
3- تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الادارة
4- حضور الاجتماعات لعرض جدول الاعمال وتدوين الملاحظات والنتائج
5- متابعة تنفيذ القرارات الادارية عن طريق التواصل مع كل الاقسام الاخرى
6- الحرص على متابعة العاملين الجدد للوقوف على مدى فاعليتهم وتفاعلهم مع العمل
7- عرض المقترحات المقدمة من قبل الموظفين إلى المشرف العام وكذلك الشكاوى
8- تنظيم مقابلات ومواعيد الإجتماعات للمشرف العام.
9- إعداد تقارير دورية بما يتم اتخاذه من قرارات، وما لم يتم تنفيذه منها.
10- تلقى البريد الصادر والوارد وتصفيته وقيده في السجلات، واتخاذ إجراءات عرضه على المشرف العام.
11- تنفيذ ما يراه المشرف العام بشأن البريد الوارد وتوجيهه إلى جهات الاختصاص ومتابعة ما تم اتخاذه بشأنه.
12- استقبال طالبي الخدمة من أعضاء هيئة التدريس والعاملين والطلاب والمواطنين، والرد على استفساراتهم، وتوجيههم وارشادهم إلى جهات الاختصاص.
2- إدارة العلاقات العامة:
تمارس الاختصاصات الآتية:
1- إعداد برامج مشاركة فرع الجامعة في المناسبات الخاصة والقومية بهدف تدعيم صلة الجامعة بالمجتمع.
2- التنسيق بين نشاطات كليات الفرع في ما يقع في اختصاصها.
3- تنظيم المواسم الثقافية والمحاضرات والندوات والإجتماعات العامة التي تقوم الجامعة بتنفيذها داخل الفرع وتسجيل ما يدور بها.
4- تدعيم العلاقات بين الجامعة ووحدات الإدارة المحلية والهيئات والمؤسسات العامة والهيئات العلمية والثقافية في الداخل والخارج.
5- قياس إتجاهات الرأي العام بالطرق العلمية المختلفة لمقابلة مدى نجاح الجامعة في أداء رسالتها في خدمة المجتمع.
6- إستقبال ضيوف الجامعة وزائريها.
7- إدارة الصفحة الخاصة بالفرع على الموقع الرسمي للجامعة.
8- إصدار الدليل والمنشورات المتتالية للجامعة.
9- تجهيز و متابعة كل ما ينشر عن الجامعة والفرع في الصحف.
10- تزويد وسائل الإعلام المختلفة بالمعلومات والنشاطات الخاصة بالفرع طبقاً للسياسة العامة للجامعة، وتنظيم المؤتمرات الصحفية.
11- إعداد وتقديم الهدايا والميداليات والأعلام التذكارية وبطاقات المعايدة في جميع المناسبات.
3- إدارة الأمن:
1- وضع خطة لتأمين كافة قطاعات الفرع ضد الحوادث بكافة أنواعها.
2- تنفيذ خطة تامين كافة قطاعات الفرع ضد الحوادث بكافة أنواعها.
3- الإشراف على تأمين منشئات الفرع ومنافذه ليلاً ونهاراً لمنع دخول أحد من خارج الجامعة، مع توفير وتدريب الأفراد اللازمين لذلك.
4- إعداد التصاريح الخاصة لمرور السيارات داخل الحرم الجامعي، والإشراف على حركة المرور بالداخل.
5- مقاومة العوائق لجميع أعمال الحماية المدنية، وتدريب الأفراد وتوفير كافة الأجهزة الحديثة، والعمل على كفاءة تشغيلها وصيانتها.
6- تأمين كل ما تقوم به الجامعة من مؤتمرات واحتفاليات وأنشطة وفاعليات داخل الفرع.
4- إدارة التخطيط والمتابعة:
وتمارس الاختصاصات الآتية:
1- حصر امكانيات الفرع وموارده من القوى البشرية والمادية وتقيمها ووضع الخطط اللازمة لاستخدامها الاستخدام الأمثل.
2- دراسة التنظيم التخطيطي للوحدات الإدارية واعداد الدراسات وتقديم المقترحات التي تؤدي إلى تحسين سير الأعمال.
3- إعداد خطة العمل لكل إدارة في ضوء الأهداف والمعايير والخطة العامة للجامعة ومتابعة تنفيذها.
4- دراسة وإعداد مشروعات الخطة العامة وتقديم البيانات التي تلزم لتنفيذها.
5- بحث ودراسة الموضوعات والمشروعات التي ترد من الكليات التابعة للفرع.
6- متابعة تنفيذ المشروعات الخاصة من حيث مدى تحقيق الأهداف.
7- المتابعة الميدانية للمشروعات مع بيان الصعوبات والمشاكل التي تعوق تنفيذها واقتراح انسب الحلول للتنفيذ.
8- العمل على تحويل فرع الشيخ زايد إلى فرع رقمي ذكي.
5- إدارة الشئون القانونية:
وتمارس الاختصاصات الآتية:
1- فحص شكاوى أعضاء هيئة التدريس والعاملين والطلاب والتظلمات وتحليل مضمونها، وإحالتها إلى جهة الاختصاص لإبداء الرأي فيها، وإعداد مذكرات بنتيجة بحث كل شكوى أو وتظلم، وإعداد الرأي القانوني.
2- إجراء التحقيقات الإدارية التي تحال إليها من السلطات المختصة مع العاملين والطلاب فيما ينسب إليهم من مخالفات، وتقديم مذكرات بنتائج التحقيقات، ومتابعة ما يتخذ بشأنها من إجراءات بعد البت فيها طبقاً للقوانين واللوائح الخاصة بالتأديب.
3- صياغة مشروعات العقود والإتفاقات التي تبرم مع الأفراد أو الجهات الخارجية والداخلية من الوجهة القانونية.
4- إبداء الرأي القانوني فيما يحال لها من مسائل.
5- وضع تصور للصياغة القانونية لشروط المناقصات والمزايدات والممارسات، وحضور لجان فتح المظاريف ولجان البت في الحالات التي تستلزم ذلك قانوناً، ومتابعة الإجراءات اللازمة لتنفيذ العقود.
6- إدارة الموارد البشرية:
وتمارس الإختصاصات الآتية:
1- إعداد التقارير لحصر الوظائف الشاغرة بالفرع واتخاذ الإجراءات اللازمة.
2- القيام بالأعمال الخاصة بالانتداب والنقل للجامعة وخارجها.
3- تطبيق النظم واللوائح والقوانين وتعليمات الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة والأجهزة المختصة فيما يتعلق بشئون العاملين.
4- تلقى التقارير السرية السنوية للعاملين بالفرع، ومراجعتها، وإتخاذ إجراءات عرضها على لجنة شئون العاملين بالجامعة.
5- القيام بالإجراءات الخاصة بمنح العلاوات المختلفة.
6- دراسة حالات البدلات المستحقة لبعض العاملين واعتمادها واتخاذ إجراءات صرفها.
7- تلقى الموضوعات التي يقتضى الأمر عرضها على لجنة شئون العاملين ومراجعتها وعرضها على اللجنة واستصدار القرارات في ما تم في شأنهما واعلانهما، وإبلاغ الجهات المختصة لتنفيذها.
8- اتخاذ إجراءات منح الإجازات بجميع أنواعها، وامساك السجلات اللازمة لذلك.
9- متابعة الغائبين والمنقطعين عن العمل، واتخاذ الإجراءات اللازمة بخصوصهما.
10- انشاء قاعدة بيانات خاصة بالعاملين بالفرع.
11- إعداد وتقديم البيانات التي تطلب عن العاملين من واقع ملفات الخدمة الخاصة بهم بالتعاون مع إدارة الشئون العاملين بالجامعة.
12- متابعة تنفيذ الجزاءات وإتخاذ الإجراءات لتنفيذها.
7- إدارة الشئون الهندسية والسلامة والصحة المهنية:
وتمارس الإختصاصات الآتية:
1- دراسة احتياجات الفرع من المشروعات الإنشائية والتجهيزات الكهربائية والصحية والميكانيكية.
2- معاينة مرافق الفرع وإعداد مقايسات الترميمات لأعمال المباني والمعامل.
3- دراسة احتياجات الكليات والمدينة الجامعية من الأجهزة الميكانيكية، ومتابعة تنفيذ هذه الأعمال عن طريق الأجهزة المختلفة.
4- تنفيذ ترميمات الشوارع والطرقات الخرسانية والبلاط بالكليات والمدن الجامعية وإنشاء الأسوار لتحديد ملكية الجامعة، والإحتفاظ بالخرائط الخاصة بالملكية وحدودها المساحية.
5- القيام بأعمال الصيانة الكهربائية وأجهزة التبريد والتكييف لجميع الكليات والمدينة الجامعية.
6-تجديد الشبكات القديمة، ومد الشبكات الجديدة.
7- تركيب وصيانة أجهزة مكبرات الصوت اللازمة لقاعات المحاضرات لجميع الكليات وكل الوسائل التعليمية الحديثة التي تتطلبها العملية التعليمية.
8- الإشراف على مناقصات وإنجاز أعمال الترميمات لجميع مباني الفرع وأعمال الدهانات اللازمة لها وصيانة الأثاث وأعمال الدهانات و صيانة جميع الآلات من تصوير وطباعة لجميع وحدات الفرع.
8- إدارة الشئون الإدارية:
الشئون العامة والخدمات – المقر:
وتمارس الإختصاصات الآتية:
1- الإشراف على المظهر العام الداخلي والخارجي لمباني الفرع.
2- إقتراح الوسائل والتصميمات المناسبة لإعداد وتجميل المبني من الداخل، والمداخل، والحدائق الملحقة، وأعمال التشجير وغرس أحواض الزينة وتنسيقها بالأسلوب الفني السليم.
3- تصميم وإختيارالألوان المناسبة لدهان المباني من الداخل والخارج بما يتماشي مع متطلبات العمل والذوق السليم.
4- إستغلال الفراغات أمام مداخل المباني لتجميل الموقع.
5- تصميم اللوحات الإرشادية ووضعها في الأماكن المناسبة.
6- إقتراح الأشكال الفنية المناسبة لواجهات المباني في المناسبات القومية والأعياد الوطنية والإشراف على تنفيذها.
7- التحقق من نظافة المبني وطوابقه وطرقاته وملحقاته، وكذلك المفروشات والأثاث والمعدات المستخدمة.
8- التحقق من الإستخدام الأمثل للمياه والكهرباء ووضع خطط ترشيد استهلاكها.
9- الإشراف على صيانة المباني.
10- سداد إستهلاك الجامعة من الكهرباء والمياه والغاز الطبيعي بالجهات المختصة.
11- الإشراف ومتابعة حضور وإنصراف العاملين وإخطار إدارة الموارد البشرية بكشوف الغياب والتأخير اليومي وتصاريح الخروج.
12- إعداد سجلات خاصة بتصاريح الخروج أثناء وقت العمل الرسمي، وقيد هذه التصاريح بالسجل، وإتخاذ الإجراءات القانونية بشأنها.
13- إعداد نوبتجيات العمل لعمال الخدمات ووحدات الصيانة في الأمانة العامة.
9-إدارة المخازن:
وتمارس الإختصاصات الآتية:
1- تحديد المطلوبة طبقاً للمقايسات السنوية.
2- استلام جميع الأصناف الواردة طبقاً لأوامر التوريد الصادرة وإتخاذ إجراءات فحصها.
3- إضافة كميات الأصناف الواردة إلى العهد وصرفها وإمساك كروت ودفاتر الأصناف والتالف دورياً من مطابقة الأرصدة بما على الأصناف الموجودة بالمخازن.
4- حفظ الدفاتر والأوراق ذات القيمة.
5- القيام بإجراءات التكهين للأصناف التي تم الإستغناء عنها وتجميع أوراق الدشت، وتنفيذ التعليمات الصادرة بشأنها.
6- الإشتراك في لجان الجرد السنوي، وتجميع كشوف الجرد السنوي، وإتخاذ ما يلزم من الإجراءات بشأنها.
7- استلام كافة الدفاتر والسجلات والنماذج والبطاقات اللازمة، وذلك طبقاً لما تنص عليه التعليمات واللوائح المخزنية والمالية.
8- القيام بصرف الأصناف، وتحديد الكميات المرخص بصرفها.
9- القيام بإجراءات قيد الأصناف المنصرفة من المخازن.
10- القيام بتطبيق لائحة المخازن، واللائحة المالية فيما يتعلق بأعمال المخازن وأصحاب العمل.
11- إجراء المطابقة الدورية لدفاتر العهد طبقاً لما تنص عليه لائحة المخازن.
12- القيام يإجراءات نقل العهدة أو أي تغيير يطرأ عليها.
13- القيام بتجميع كشوف الجرد السنوي.
14- إعداد دفاتر لأصحاب العهد تحوي سجلاً بأسمائهم، وإبلاغ الجهات المختصة لحصر قيمة رسم الضمان والإخطار بأي تغيير يطرأ عليها.
15- قيد إجمالي موجودات المخازن بالسجل الخاص، وإخطار الجهات المختصة في المواعيد المحددة.
16- إستلام إستمارات الصرف والإرتجاع لقيدها على صاحب العهدة وخصماً منه.
17- مطالبة أصحاب العهد بالإقرارات الخاصة بسلامة عهدهم، وأنها بحالة جيدة، وفحص تلك الإقرارات السنوية، والمطالبة بتسديد القيمة في حالة القيد أو التالف.
10- الرعاية الطبية:
وتمارس الإختصاصات الآتية:
1- مواجهة الحالات الحرجة والطارئة التي تحدث داخل الفرع لأعضاء هيئة التدريس والعاملين والطلاب.
2- مراجعة الحالة الصحية للطلاب.
3- تطعيم العاملين والطلاب وتحصينهم ضد الأمراض.
4- الإشراف الصحي على المطاعم والكافتيريات داخل الفرع.
5- اتخاذ إجراءات التطهير للأماكن والأدوات.
6- توقيع الكشف الطبي على الطلاب المترددين على الوحدة، وإتخاذ إجراءات إحالتهم للاخصائيين إن استدعت حالتهم ذلك.
7- الإشراف الصحي على الطلاب أثناء الامتحانات والمباريات والأنشطة المختلفة بالتعاون مع إدارات الكليات في حالة الإحتياج.
8- إعداد التقارير الطبية اللازمة للعاملين بالفرع.
عودة